Informatiepiramide

Een informatiepiramide bestaat uit drie niveaus. Deze drie niveaus zijn: strategisch, tactisch en operationeel. Deze drie niveaus hangen samen met de besturing van de organisatie. Informatie op strategisch niveau is vooral bedoeld voor het topmanagement. Terwijl informatie op tactisch niveau is bestemd voor het midden management en operationele informatie voor het uitvoerend management. Ook Bouwdouwers B.V. heeft informatie nodig. Deze informatie is vastgelegd in een informatiesysteem.

Strategisch niveau

Op strategisch niveau bepaalt het topmanagement van Bouwdouwers B.V. de strategie. Bouwdouwers B.V. werkt vooral met de differentiatie strategie. Dit houdt in dat de bedrijfskolom van Bouwdouwers B.V. langer wordt. Het tegenovergestelde van differentiatie is integratie. Bij differentiatie wordt de bedrijfskolom uitgebreider. In plaats van de producten zelf naar de klant te brengen, worden de producten gebracht door een transportbedrijf. Bouwdouwers B.V. maakt gebruik van differentiatie door zonnepanelen te plaatsen op de tuinhuisjes. Hierbij zullen leveranciers en makers van zonnepanelen ook aan de bedrijfskolom worden toegevoegd. Daarnaast maakt het topmanagement gebruik van middellange termijn doelstellingen. Deze doelstellingen worden gevormd door te kijken naar ontwikkelingen die zich voor doen in de branche van Bouwdouwers B.V. Een voorbeeld is technologische ontwikkelingen of milieu ontwikkelingen. Deze doelstellingen zijn in een balance scoredcard gezet. Er regelmatig worden bekeken of de differentiatie strategie nog wel wordt gehandhaafd en of de doelstellingen moeten worden bijgespijkerd.

Tactisch niveau

Op tactisch niveau wordt bekeken of de doelstellingen wel worden behaald. Ook hiervoor is de balanced scorecard van Bouwdouwers B.V. belangrijk. Het topmanagement heeft verschillende doelstellingen gemaakt op het gebied van financieel, klanten, interne processen en innovatie en groei. Bouwdouwers B.V. wil kwaliteit leveren en daarom zo min mogelijk klachten per jaar. Ook wil zij haar omzet zien groeien met 1% per jaar. Meer doelstellingen zijn te vinden bij de balanced scorecard. Bouwdouwers B.V zal met behulp van de balanced scorecard controleren of de middellange termijn doelstellingen worden behaald. 

Operationeel niveau

Voor het operationele niveau is informatie nodig die de dagelijkse gang van zaken goed laat verlopen. Werknemers van Bouwdouwers B.V. hebben informatie nodig over de voorraad, de klanten, het type tuinhuisje, de prijzen en kortingen. Het is van groot belang dat de werknemers van Bouwdouwers B.V.  deze informatie krijgen van hun manager.

 

Informatiesystemen

De informatieverzorging vindt plaats met behulp van een geautomatiseerd informatiesysteem. In dit systeem wordt alle informatie verzameld, vastgelegd en verwerkt. Hierdoor zijn inkoopsystemen, productiesystemen, verkoopsystemen en factureringssystemen op elkaar afgestemd. Dit voorkomt onduidelijkheden bij de werknemers, informatie kan eenvoudig opgezocht worden in het systeem. Bouwdouwers B.V. maakt gebruik van een ERP- systeem, waarbij er een centrale gegevensopslag is in één database. Zo kunnen medewerkers op de administratie en werknemers die de tuinhuisje bouwen beiden in het systeem kijken naar de informatie die zij nodig hebben.

 

Hoe worden de systemen beveiligd?

De beveiliging van Bouwdouwers B.V.  is onder te verdelen in twee soorten beveiligingen. Er wordt namelijk gewerkt met een digitale beveiliging en een fysieke beveiliging. Bij de digitale beveiliging gaat het voornamelijk om de gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde. De werknemers werken vaak buiten het bedrijf bij de klant, hier nemen de werknemers altijd een tablet of laptop mee naar toe. Er wordt gewerkt met een 2 step verificatie voor alle laptops en tabbladen die de werknemers mee naar de klant nemen. De 2 step verificatie moet 1 keer in de 2 week opnieuw worden gedaan. Wanneer een werknemer wil inloggen op zijn apparatuur, moet hij zijn persoonlijke wachtwoord invoeren en zo nodig de verificatie uitvoeren. Wanneer een werknemer 5 keer achter elkaar zijn wachtwoord fout invoert, wordt het account geblokkeerd. Er wordt dan automatisch een mail gestuurd naar de systeembeheerder. De werknemer kan dan in samenwerking met de systeembeheerder het wachtwoord wijzigen. Verder zijn alle apparaten uitgerust met een antivirus scanner en malware scanner. Door deze maatregelen hopen wij te voorkomen dat buitenstaanders ongewenst op de apparatuur kan komen. Intern worden de gegevens beveiligd doormiddel van functiescheiding. Hierdoor wordt er voorkomen dat de werknemers kunnen frauderen. De rechten die bepaalde functies hebben, zijn weergegeven in een competentie tabel.


Voor de fysieke beveiliging werkt Bouwdouwers B.V.  onder andere met beveiligcamera’s op de bouwplaatsen en bij het bedrijfspand. Het magazijn is een afgesloten ruimte waar de werknemers doormiddel van hun persoonlijk pas naar binnen kunnen gaan. Het systeem registreert dan automatisch welke werknemers het magazijn naar binnen zijn gegaan.

Welke gegevens moeten er worden opgeslagen?

- Gegevens van de klant

- Wens van de klant

- Bouwterrein bij de klant

- Niet geaccepteerde opdrachten

- Benodigde vergunningen die verkregen zijn

- Betalingsgegevens

- Verstuurde facturen

- Betaalde facturen

- Voortgang project

- Gewerkte uren

- Gebruikte materialen

- Problemen die zich voor doen tijdens de bouw van het tuinhuisje

- Klachten van klanten

- Voorcalculatie

- Nacalculatie

 

Wat is een query?

Een query is een woord of een aantal woorden die de gebruiker gebruikt om in een database informatie op te vragen. Deze queries kunnen door het management worden gebruikt om een goed beeld te krijgen van bepaalde zaken. Op deze uitkomst kan het management sturen en hier een doelstelling van maken.

 

Welke queries moeten er gebruikt worden?

Bij Bouwdouwers B.V.  worden queries voor meerdere afdelingen gebruikt. Het gaat om de volgende onderdelen:  klanten, inkoop, voorraad en verkoop.


Klanten:

-          Aantal nieuwe klanten per maand.

-          Aantal standaard tuinhuisjes.

-          Aantal niet standaard tuinhuisjes.

-          Leeftijd klanten.

Inkoop:

-          Hoeveelheid ingekochte bouwmaterialen.

-          Meest voorkomende bouwmaterialen.

 

Voorraad:

-          Aantal beschadigde bouwmateriaal ontvangen.

-          Doorloopsnelheid voorraad.

-          Wat zijn de voorraad totale van de bouwmaterialen.

Verkoop:

-          Aantal verkochte tuinhuisjes.

-          Verkochte tuinhuisjes per maand.

-          Welke regio worden de meeste tuinhuisjes verkocht.


Wat wordt er gedaan met big data/markering intelligence?

Big data kan worden gezien als een hele grote berg met informatie. Deze berg informatie groeit tegenwoordig erg hard omdat alles verbonden is met het internet. Het doel van een bedrijf is om de juiste informatie weten te vinden op de berg. Het belang van Big data gaat tegenwoordig ook een steeds grotere rol spelen. Dit komt doordat iedereen alles overal en altijd wil kunnen op zoeken. Ieder jaar wordt er vanuit het bedrijf een marketing onderzoek gehouden om de algemene wensen van de klanten in kaart te brengen. Verder wordt er gewerkt met cookies om de online zoekgewoontes van de klant in kaart te brengen. Deze informatie wordt dan zorgvuldig geanalyseerd. Wanneer er duidelijk een grote wens is vanuit de (mogelijke) klanten wordt hier naar gekeken hoe deze wens kan worden toegepast in de bouw van de tuinhuisjes. Op deze manier kan er voor worden gezorgd dat de standaard tuinhuis goed aansluiten op de algemene wensen van de klanten.

Marketing intelligence wordt gebruikt om de klantinformatie, marktinformatie en bedrijfsinformatie te verwerken. Om deze informatie vervolgens te gebruiken voor de verkoop en marketing van het bedrijf. Om deze informatie te verkrijgen moeten er 4 stappen worden doorlopen. Eerst moeten er gegevens worden verzameld, vervolgens moeten de gegevens worden omgezet naar informatie, daarna moet de informatie geanalyseerd worden om intelligence te creëren en als laatste deze nieuwe intelligence te gebruiken voor verkoop en marketing.

Bouwdouwers B.V.  krijgt dagelijks nieuwe gegevens binnen, deze gegevens worden opgeslagen in het ERP-systeem. Deze gegevens worden vervolgens getransformeerd tot informatie. Deze informatie wordt voornamelijk gebruikt om in te spellen op de wens van de klant. Verder houdt Bouwdouwers B.V. ook jaarlijks een klantentevredenheidonderzoek. Dit wordt gedaan om meer gegevens te verzamelen over de wensen van de klant. De gegevens die binnen komen worden geanalyseerd en de indien mogelijke verbeterpunten die daar uit voortvloeien worden dan besproken met het personeel. Om deze verbeterpunten te kunnen doorvoeren bij de bouw van de nieuwe tuinhuisjes.

Informatievoorziening

Om de informatie die bij Bouwdouwers B.V.  binnen komt goed te verwerken, werkt Bouwdouwers B.V. met een ERP-systeem. Het ERP-systeem dat Bouwdouwers B.V.  momenteel gebruikt heet VPS. VPS is een online informatiesysteem. Binnen het bedrijf wordt er veel gebruik gemaakt van computers en tablets. Deze apparaten zijn allemaal gekoppeld aan het online informatiesysteem. Wanneer een geautoriseerde werknemers informatie over de bouw van het tuinhuisje wil laten zien, kan dit worden opgezocht door middel van de tablets. De computers zijn een effectief hulpmiddel binnen de informatievoorziening bij alle bedrijfsprocessen binnen Bouwdouwers B.V.. Ook is de computer van groot belang bij de besturing van de bedrijfsprocessen binnen de organisatie. Binnen het bedrijf wordt er gebruik gemaakt van netwerkinfrastructuur, dit houdt in dat gegevens binnen de computersystemen wordt uitgewisseld. Voorbeelden hiervan zijn:

- De tablets/computers zijn aangesloten op de server. Indien een werknemer bij de klant informatie wil laten zijn ten behoeven van de bouw van het tuinhuisje, kan dit worden opgezocht op de tablet/computer.

- De telefoons zijn aangesloten op de server. Op het moment dat een klant telefonisch belt naar Bouwdouwers B.V.  komen de gegevens van de klant automatisch op het scherm. Hierbij kan gedacht worden aan voortgang project, openstaande facturen.

- Iedere nacht wordt er een back-up gemaakt van het hele systeem. Het is van belang dat een ERP-systeem voldoet aan de zes kwaliteitseisen van informatie systemen.

  1. Juistheid: de gegevens in het systeem staan moeten correct zijn.
  2. Tijdigheid: de gegevens in het systeem moeten betrekking hebben.
  3. Doeltreffendheid: de gegevens in het systeem staan moeten zinvol en bruikbaar zijn.
  4. Exclusiviteit: de gegevens in het systeem moeten goed beveiligd zijn tegen onbevoegden.
  5. Controleerbaarheid: de gegevens in het systeem moeten goed te controleren zijn.
  6. Onderhoudbaarheid: het systeem moet goed te onderhouden zijn, en zo nodig bijwerken.

Het ERP-systeem dat Bouwdouwers B.V. momenteel gebruikt, voldoet aan de hier bovengenoemde eisen. Het is voor Bouwdouwers B.V.  het meest belangrijk dat alle gegevens in het systeem steeds up-to-date worden gehouden. VPS is een geschikt ERP systeem voor Bouwdouwers B.V. omdat het een online ERP-systeem is. Hierdoor kunnen de werknemers het systeem ook bij de klant gebruiken.